In de coachingstrajecten die we bij Brainwave doen, hebben we steeds te maken met communicatie. We begeleiden medewerkers die tegen problemen aanlopen. In hun eigen functioneren en/of de communicatie en samenwerking met een leidinggevenden en collega’s. We zoeken samen naar oplossingen middels het voeren van gesprekken en we geven tips hoe coachees hun eigen communicatie kunnen verbeteren om onderlinge verhoudingen te herstellen en werkplezier te vergroten.
Je zou zeggen: communiceren dat doen we heel veel, dus dat zal wel goed gaan. Maar de praktijk is weerbarstiger. Want het blijkt toch vaak mis te gaan. Hoe komt het toch, dat iets wat we zo vaak doen, toch vaak misgaat?
De coaches van Brainwave merken zelf ook weleens dat het lastig is om een effectief gesprek te voeren met een coachee. Dat komt onder andere door de vele verschillende aspecten die communicatie heeft. Communicatie gaat over zenden en ontvangen van informatie en het reageren op deze verkregen informatie. Er is verbale en non-verbale communicatie en er is een gevoels- en inhoudsniveau. Het kan soms best ingewikkeld zijn om die verschillende niveaus aan te voelen en op af te stemmen. Het is dan handig om een aantal basistechnieken in je ‘rugzak’ te hebben om toe te passen in gesprekken.
De coaches van Brainwave zijn getraind in gespreksvoering. In deze blog meer informatie over effectieve communicatie zoals zij die hanteren en praktische tips hoe je gesprekken soepel kunt laten verlopen.
Verbale en non-verbale communicatie
Verbale communicatie is het uitwisselen van informatie via woorden. Zowel gesproken als geschreven. Tijdens een coachingsgesprek worden woorden uitgewisseld. We stemmen af op het taalgebruik van de coachee. Soms betekent dat laagdrempelige woorden gebruiken en tekeningen maken om zaken te verduidelijken. Ook aan de telefoon of via e-mail maak je gebruik van verbale communicatie. Het is vast herkenbaar dat een e-mail bericht soms helemaal verkeerd wordt geïnterpreteerd dan dat je bedoeling was (!). Dat komt onder andere omdat er geen non-verbale communicatie aan te pas is gekomen. Bij non-verbale communicatie maken we gebruik van ons lichaam om informatie uit te wisselen. Deze communicatie verloopt tegelijk met de verbale communicatie en is altijd aanwezig. Je kunt niet niét communiceren! Voorbeelden van non-verbale communicatie zijn gebaren, oogcontact en gezichtsuitdrukkingen. Je herkent vast wel dat je met iemand in gesprek bent die je niet aankijkt of die vreemd kijkt als je iets zegt. Dat kan ervoor zorgen dat jij je bijvoorbeeld niet serieus genomen of afgewezen voelt, terwijl diegene dat niet echt, in woorden, tegen je gezegd heeft. Wist je dat 70% van onze communicatie non-verbaal is? Een heel belangrijk aspect dus!
Communicatieproblemen
Problemen in de communicatie kunnen dus ontstaan als er geen overeenstemming is tussen verbale – en non-verbale communicatie. Daarnaast spelen persoonlijke kenmerken een rol. Mensen hebben allemaal een eigen referentiekader van waaruit waargenomen en gecommuniceerd wordt. Dit referentiekader bestaat uit iemands normen en waarden, verwachtingen die iemand heeft van de ander en het beeld dat iemand heeft van de wereld om zich heen. Dit referentiekader wordt gevormd door het leven; door leren en ervaring opdoen worden we wijzer….of raken we beschadigd. Vervelende dingen die in het leven gebeuren kunnen ons referentiekader beschadigen. Iemand die op de basisschool gepest werd, kan op het werk denken dat hij/zij/hen buitengesloten wordt als er geen kopje koffie gehaald wordt voor diegene. Terwijl er ook andere verklaringen mogelijk zijn waarom dit niet gebeurt. Je zou kunnen zeggen dat je referentiekader gevoeligheden kan bevatten waardoor je enerzijds het moeilijk vindt om thema’s aan te snijden en anderzijds met bepaalde situaties om te gaan.
Er is niet veel te doen tegen deze verschillen in referentiekaders, immers we groeien allemaal anders op en we hebben allemaal andere achtergronden. Maar als je open staat voor het gegeven dat er verschillen zijn (en dat vinden veel mensen echt moeilijk), kun je ook gemakkelijker controleren of iemand je goed begrepen heeft. Als je erkent dat er verschillen zijn tussen mensen, dan kun je je ook beter inleven in de ander.
Tips om effectief te communiceren
- schiet niet meteen in de verdediging als je een e-mail ontvangt die je niet begrijpt. Realiseer je dat je de context van het geschreven bericht misschien niet helemaal begrijpt. Onze tip: stel een vraag aan degene die de e-mail gestuurd heeft. Wat bedoelde diegene precies? Vraag om duidelijkheid.
- als je ziet dat iemands verbale – en non-verbale communicatie niet overeenstemmen, dan kun je daar iets mee doen. Onze tip: stel een vraag wat de ander precies bedoeld.
- als je merkt dat de ander je niet goed begrijpt (kijkt vragend of haakt af): stel een vraag of de ander je begrepen heeft.
- als je niet goed weet wat het referentiekader is van de ander en je niet weet of je iets kunt of mag zeggen: stel een vraag of je een bepaald thema kan aansnijden. Je toont daarmee respect.
Goh, het klinkt misschien heel kinderachtig, maar voor ons is de sleutel in communicatie met name: STEL EEN VRAAG! Sta in verbinding met een ander en stel eens een vraag in plaats van alleen maar te zenden en informatie te geven. HOE kun je optimaal aansluiten bij de ander? WAT heeft de ander van jou nodig om een onderwerp goed te begrijpen? WANNEER staat de ander open voor jouw feedback?
Stel een vraag, stel een vraag, stel een vraag……
Hulp nodig bij communicatie? Leg contact via hallo@hera.nl.
