Categorie: Communicatie

Het preventieve effect van online coachgesprekken

Het preventieve effect van online coachgesprekken

In een wereld waarin werkdruk en werkstress steeds hoger wordt, staat verzuim hoog op de agenda van veel organisaties. Dat merken wij bij Brainwave en Hera Inzetbaarheid ook. Medewerkers ervaren meer en meer stress en andere mentale en fysieke gezondheidsproblemen. Regelmatig leidt dit, in de eerste instantie, tot minder werkplezier. In de tweede instantie ontstaat mogelijk (langer) verzuim en productiviteitsverlies. Het voorkomen van deze problemen wordt steeds meer erkend als een cruciale strategie voor bedrijven om medewerkers te ondersteunen en daarmee optimaal te behouden voor de organisatie. Een effectieve en preventieve manier om laagdrempelig eerstelijnshulp te bieden is het online coachgesprek. 

Het belang van preventie 

Voordat we ingaan op hoe online coachgesprekken kunnen helpen bij het voorkomen van werkverzuim, is het belangrijk om het belang van preventie te benadrukken. Verzuim is niet alleen kostbaar voor bedrijven, maar heeft ook negatieve gevolgen voor de gezondheid en het welzijn van werknemers. Preventieve maatregelen richten zich op het identificeren en aanpakken van problemen voordat ze escaleren tot ernstige gezondheidsproblemen of langdurige afwezigheid van het werk. Zowel medewerkers als werkgevers profiteren van een werkomgeving met meer werkplezier. 

De rol van online coachgesprekken 

Online coachgesprekken bieden een laagdrempelige en toegankelijke manier om werknemers te ondersteunen bij hun mentale en emotionele welzijn. Hier zijn een paar manieren waarop één online coachgesprek preventief kan werken tegen verzuim: 

1. Vroegtijdige identificatie van problemen:  

Een regelmatig online coachgesprek stelt werknemers in staat om eventuele problemen of stressfactoren vroegtijdig te bespreken voordat ze uitgroeien tot grotere problemen. Door een vertrouwelijke en ondersteunende omgeving te bieden, kan een coach medewerkers helpen bij het identificeren van bronnen van stress, ontevredenheid of onbalans tussen werk en privé. 

2. Het aanreiken van tools en technieken:  

Tijdens online coachgesprekken kunnen coaches werknemers voorzien van praktische tools en technieken om met stress om te gaan, hun veerkracht te vergroten en een gezonde werk-privébalans te behouden. Dit kan variëren van ontspanningsoefeningen en mindfulness tot time-managementstrategieën en communicatietechnieken. 

3. Het creëren van bewustzijn:  

Door middel van gerichte vragen en reflectieve gesprekken kunnen coaches werknemers helpen om zich bewust te worden van hun eigen behoeften, grenzen en drijfveren. Dit bewustzijn stelt werknemers in staat om proactief te handelen om hun welzijn te beschermen en te voorkomen dat kleine problemen zich ontwikkelen tot grotere gezondheidsproblemen. 

4. Ondersteuning bij gedragsverandering:  

Als werknemers zich bewust worden van de noodzaak om hun gewoonten of gedrag aan te passen om hun welzijn te verbeteren, kunnen online coachgesprekken een waardevolle ondersteuning bieden bij het stellen van doelen en het ontwikkelen van een actieplan om deze doelen te bereiken. Dit kan variëren van het verbeteren van slaapgewoonten tot het stellen van grenzen op het werk. 

Ervaring: 

In onze ervaring met de medewerkers van een klant merken we de impact van een korte coaching. Die zijn namelijk heel verrast en positief over het gesprek, hoe kort ook. En waar ik als begeleider vaak denk, dat moet dieper en langer, merk ik dat de medewerkers prima in staat zijn om met een klein zetje hun eigen regie nog meer of weer terug te pakken. Hoe mooi is dat?  

Hoe gaat het in zijn werk? 

De medewerkers schrijven zich in en kunnen na één of twee gesprekken vaak weer verder. Als er behoefte is aan meer ondersteuning, dan is dat natuurlijk ook mogelijk. Door de coaching online te organiseren past het makkelijk bij de werktijden van de werknemer. Doordat het gaat om een gesprek en niet een traject, is de drempel voor de medewerkers heel laag om even de ondersteuning te zoeken waar ze baat bij hebben. Een duidelijke win/win! Kortom: neem contact met ons op! 

De ‘magie’ van de feestdagen? 

De ‘magie’ van de feestdagen? 

Hoe kom ik tot rust tijdens de chaos van de feestdagen? Die vraag stelde ik mezelf de afgelopen week. Mijn kinderen zijn ondertussen wat groter (13 & 14), maar met een samengesteld gezin loopt er nu ook een meisje van 9 rond, mijn ouders hebben wensen, mijn broer en zijn vrouw en natuurlijk zijn kinderen. En van Sinterklaas krijg ik stress. Dat merk ik niet alleen zelf, maar iedereen om me heen… 

Sinterklaas 

Sinterklaas vond ik altijd magisch. Tot en met een paar jaar geleden, de kinderen werden groter, de magie van het feest werd minder, de vanzelfsprekendheid om Sinterklaas te vieren werd minder en waar ik dacht dat iedereen het fijn vond om samen te zijn, bleek het Sinterklaasfeest voor sommigen een taakje. Mijn verwachtingen waren enorm: ik wilde de magie van Sinterklaas. Maar wat ik ontving de laatste jaren was een domper, ik was eindeloos aan het plannen en kreeg er niet voor terug wat ik had verwacht. Geen magie, maar gedoe, gezeur en getrek. Resultaat: geen zin meer in Sinterklaas. 

En dat is zo jammer.  

Verwachtingen 

Ik heb eens in de spiegel gekeken. Ik heb mezelf afgevraagd: 

  • Kan ik verwachten dat iedereen er zo in staat als ik? 
  • Is het realistisch dat mijn familie mijn verwachtingen kent? 
  • Is het realistisch dat mijn familie aan mijn verwachtingen voldoet? 
  • Zeker als ik ze niet uitspreek? 
  • Wat is nou echt de waarheid? 

Ik ontdekte dat de sleutel tot magie in mezelf ligt. Ik moest duidelijker zijn in wat ik wilde en daarbij ook de vraag stellen waar de rest energie van krijgt. Waar worden ze blij van? Hoe kunnen we al deze verwachtingen managen tot een groot magisch feest of hoeft het niet groot en magisch te zijn? Al die vragen werkten zeer rustgevend voor me en nu maar afwachten wat 5 december gaat brengen. Als ik iedereen in z’n waarde laat en mijzelf daarbij ook niet vergeet, dan kan het enkel een fijne avond worden! 

Magische gesprekken 

Voor mij was het sinterklaas waar alle verwachtingen speelden. Maar verwachtingen spelen niet alleen bij de feestdagen (let wel, de feestdagen zijn wel echt een gaarkeuken aan verwachtingen), ze spelen bij iedere samenwerking en ieder doel dat je wilt bereiken. Krijg je er stress van? Kijk dan ook even in de spiegel: 

  • Kan ik verwachten dat iedereen er zo in staat als ik? 
  • Is het realistisch dat ‘anderen’ mijn verwachtingen kennen? 
  • Is het realistisch dat ‘anderen’ mijn verwachtingen voldoen? 
  • Zeker als ik ze niet uitspreek? 
  • Wat is nou echt de waarheid? 

En ja, soms word je er verdrietig van als je merkt dat jouw verwachtingen niet de verwachting van een ander zijn. Maar hé, ga erover in gesprek. Verwonder je over elkaars ideeën en verwachtingen. Een ding is zeker: dan ontstaat er magie! 

Verbinding

Verbinding

In de Week van de Werkstress (13 t/m 17 november 2023) is Verbinding het thema. Op de website https://www.wvdws.nl wordt dat thema als volgt geïntroduceerd: (ver)binding; hoe maak je die in een wereld waarin juist veel meer op afstand gebeurt? Hoe blijf je aangesloten, bij je collega’s, bij je organisatie, bij de maatschappij of misschien zelf op de arbeidsmarkt? (Ver)binding maakt dat je ziet en gezien wordt. Essentieel in een werkwereld waar steeds meer eenzaamheid en werkdruk ervaren wordt. 

Verbinding in het digitale tijdperk

Een voorbeeld van hoe het thema verbinding leeft in een team. “Een teamtraject na afloop van corona, een periode waarin hard is gewerkt en veel is gebeurd in dit team. Er is zeker een aanslag gepleegd op de mentale gezondheid van dit team. Met als meest recente verandering dat het team onderdeel is geworden van een grotere afdeling. Over zo’n verandering valt veel te zeggen, maar we lichten het thema Verbinding binnen dit team eruit, gezien het thema van de Week van de Werkstress.  

Een deel van het team spreekt uit een sterke behoefte te hebben om terug te gaan naar hoe het was in het team voor Corona. Voor hun is verbinding samen – fysiek – op kantoor zijn, even tijd hebben voor een praatje, de gelegenheid hebben om hulp te vragen bij een probleem en dan meteen een antwoord krijgen. Zij geven aan dat ze deze verbinding niet ervaren via Teams. Een keer per week houdt het team een check in.  

Een aantal andere collega’s geven aan die behoefte niet delen. Zij zijn blij met de mogelijkheid van het thuiswerken en dat ze alleen naar kantoor hoeven te komen als het nodig is voor de klant. Het scheelt reistijd en maakt het makkelijker om flexibel te zijn in de opvang van kinderen. Hier botst de behoefte aan verbinding met een andere waarde: autonomie. De vrijheid hebben om zelf invulling te geven aan je werkdagen. Er ontstaat een impasse.”  

Resilience in organisaties

Resilience in organisaties wordt in managementliteratuur op twee manieren beschreven. Als aanpassingsvermogen/wendbaarheid en als veerkracht/weerbaarheid. Risicomanagement plus – aandacht voor het behouden en herstellen van het bestaande is hoe veerkracht en weerbaarheid worden beschreven. Het is een statisch perspectief. Net zolang volhouden totdat de situatie weer wordt zoals het was.  

Het vinden van een nieuw evenwicht, een dynamisch perspectief, heeft aandacht voor aanpassingsvermogen en wendbaarheid. Het is gericht op het vinden van een nieuw normaal. (L. Van der Sluis, Talent in bedrijf, H. 8) Een term die veel weerstand oproept. En toch is het wel een juiste term om te beschrijven wat er ook nodig is. Want misschien is het zo dat er meer eenzaamheid is en meer werkdruk en meer individualisering. Maar is dat slecht? Of zijn we er slecht in om ons erop in te stellen?  

Voor beide behoeften uit het voorbeeld is wat zeggen. Maar erover in gesprek gaan lijkt te voelen als een lose-lose. Ofwel de oude medewerker moet zich maar voegen en een beetje werken aan zijn digitale vaardigheid. Of de beleidsregels moeten gevolgd worden en iedereen moet drie dagen naar kantoor komen. Deze impasse is het gevolg van de gedachte dat er nu, meteen duidelijkheid moet komen en een oplossing moet komen. Dat de verandering vastgelegd wordt. 

Terwijl een onderdeel in het proces van veranderen ook is dat de teamleden het ongemak van onduidelijkheid leren verdragen. Dat het verleden nog niet weg is en de toekomst nog niet gecreëerd. Deze tussentijd biedt ruimte om de oude vorm los te laten, op te laten lossen, te behouden wat van waarde is en toe te staan dat er een nieuwe vorm kan ontstaan. Veranderen is een werkwoord. 

Teams en organisaties die op deze manier kunnen leren en transformeren zijn wendbaarder en weerbaarder. Zij zijn beter in staat zichzelf te verhouden tot de interne en externe veranderingen die nu eenmaal plaatsvinden. Dit stelt ze in staat de behoefte aan verbinding en autonomie met elkaar te balanceren. Wat bijdraagt aan de medewerkerstevredenheid en daarmee aan het behoud van vitale medewerkers op de langere termijn.  

Laatste blogs

De invloed van teamdynamiek op het individu

De invloed van teamdynamiek op het individu

Individuele teamleden worden sterk beïnvloed door communicatiepatronen binnen het team. Hieronder een overzicht van de positieve en negatieve effecten van deze patronen. 

OPEN COMMUNICATIE

Open communicatie. 

Open communicatie stimuleert de betrokkenheid van teamleden en vergroot hun bereidheid om hun ideeën en meningen te delen. Dit versterkt hun zelfvertrouwen en draagt bij aan een positieve individuele werkervaring.  

Ingehouden communicatie leidt tot verminderde betrokkenheid en frustratie van de teamleden. Ze voelen zich genegeerd of onbelangrijk.  

DUIDELIJKE ROLLEN

Duidelijke rollen. 

Duidelijke rolbeschrijvingen die overeenkomen met de vaardigheden en interesses van een teamlid, vergroten hun voldoening en motivatie. 

Aan de andere kant, als rollen vaag zijn en als teamleden taken uitvoeren die niet overeenkomen met hun sterke punten, dan leidt tot demotivatie. Ze weten niet wat ze moeten doen en komen niet tot hun recht.   

EFFECTIEF OMGAAN MET CONFLICTEN

Effectief omgaan met conflicten. 

Conflicten aangaan en uitspreken bevordert een positieve sfeer – mits dat op een constructieve manier gebeurt. Hoe meer een team dat doet, hoe beter het gaat, hoe meer groei er gemaakt wordt op persoonlijk en professioneel vlak.  

Conflicten vermijden of ruzie zoeken leidt tot onopgeloste spanningen. Stress houdt langer aan en welzijn en prestaties nemen af.  

GEZAMENLIJKE DOELEN

Gezamenlijke doelen. 

Teamleden die achter de gezamenlijke doelen van het team staan, voelen zich gemotiveerd om daaraan bij te dragen en zullen waarschijnlijk een hoger niveau van inzet tonen. 

Wanneer doelen echter niet goed zijn afgestemd, kan dit leiden tot een gebrek aan betrokkenheid en een verminderde individuele prestatie. 

AANPASSINGSVERMOGEN

Aanpassingsvermogen (veerkracht). 

Een team dat zich aanpast en evolueert, biedt individuen kansen voor persoonlijke en professionele groei. 

Andersom kunnen individuen in teams met starre ontwikkelingspatronen het gevoel hebben dat hun leerproces beperkt is, wat hun motivatie en arbeidstevredenheid kan beïnvloeden.  

En nu?

Inzicht in de positieve en negatieve effecten van deze communicatiepatronen in teams op teamleden, is een mooie eerste stap naar het verbeteren van de teamdynamiek en het welzijn van de teamleden. Het geeft een handvat om de teamdynamiek positief te beïnvloeden en het welbevinden en het werkplezier te verhogen. Want het ligt niet altijd aan een persoon, maar aan de interactie tussen de personen. En dàt is waar de kracht van samen-werken ligt.  

Effectieve communicatie??!!

In de coachingstrajecten die we bij Brainwave doen, hebben we steeds te maken met communicatie. We begeleiden medewerkers die tegen problemen aanlopen. In hun eigen functioneren en/of de communicatie en samenwerking met een leidinggevenden en collega’s. We zoeken samen naar oplossingen middels het voeren van gesprekken en we geven tips hoe coachees hun eigen communicatie kunnen verbeteren om onderlinge verhoudingen te herstellen en werkplezier te vergroten.

Je zou zeggen: communiceren dat doen we heel veel, dus dat zal wel goed gaan. Maar de praktijk is weerbarstiger. Want het blijkt toch vaak mis te gaan. Hoe komt het toch, dat iets wat we zo vaak doen, toch vaak misgaat?

De coaches van Brainwave merken zelf ook weleens dat het lastig is om een effectief gesprek te voeren met een coachee. Dat komt onder andere door de vele verschillende aspecten die communicatie heeft. Communicatie gaat over zenden en ontvangen van informatie en het reageren op deze verkregen informatie. Er is verbale en non-verbale communicatie en er is een gevoels- en inhoudsniveau. Het kan soms best ingewikkeld zijn om die verschillende niveaus aan te voelen en op af te stemmen. Het is dan handig om een aantal basistechnieken in je ‘rugzak’ te hebben om toe te passen in gesprekken.

De coaches van Brainwave zijn getraind in gespreksvoering. In deze blog meer informatie over effectieve communicatie zoals zij die hanteren en praktische tips hoe je gesprekken soepel kunt laten verlopen.

Verbale en non-verbale communicatie

Verbale communicatie is het uitwisselen van informatie via woorden. Zowel gesproken als geschreven. Tijdens een coachingsgesprek worden woorden uitgewisseld. We stemmen af op het taalgebruik van de coachee. Soms betekent dat laagdrempelige woorden gebruiken en tekeningen maken om zaken te verduidelijken. Ook aan de telefoon of via e-mail maak je gebruik van verbale communicatie. Het is vast herkenbaar dat een e-mail bericht soms helemaal verkeerd wordt geïnterpreteerd dan dat je bedoeling was (!). Dat komt onder andere omdat er geen non-verbale communicatie aan te pas is gekomen. Bij non-verbale communicatie maken we gebruik van ons lichaam om informatie uit te wisselen. Deze communicatie verloopt tegelijk met de verbale communicatie en is altijd aanwezig. Je kunt niet niét communiceren! Voorbeelden van non-verbale communicatie zijn gebaren, oogcontact en gezichtsuitdrukkingen. Je herkent vast wel dat je met iemand in gesprek bent die je niet aankijkt of die vreemd kijkt als je iets zegt. Dat kan ervoor zorgen dat jij je bijvoorbeeld niet serieus genomen of afgewezen voelt, terwijl diegene dat niet echt, in woorden, tegen je gezegd heeft. Wist je dat 70% van onze communicatie non-verbaal is? Een heel belangrijk aspect dus!

Communicatieproblemen

Problemen in de communicatie kunnen dus ontstaan als er geen overeenstemming is tussen verbale – en non-verbale communicatie. Daarnaast spelen persoonlijke kenmerken een rol. Mensen hebben allemaal een eigen referentiekader van waaruit waargenomen en gecommuniceerd wordt. Dit referentiekader bestaat uit iemands normen en waarden, verwachtingen die iemand heeft van de ander en het beeld dat iemand heeft van de wereld om zich heen. Dit referentiekader wordt gevormd door het leven; door leren en ervaring opdoen worden we wijzer….of raken we beschadigd. Vervelende dingen die in het leven gebeuren kunnen ons referentiekader beschadigen. Iemand die op de basisschool gepest werd, kan op het werk denken dat hij/zij/hen buitengesloten wordt als er geen kopje koffie gehaald wordt voor diegene. Terwijl er ook andere verklaringen mogelijk zijn waarom dit niet gebeurt. Je zou kunnen zeggen dat je referentiekader gevoeligheden kan bevatten waardoor je enerzijds het moeilijk vindt om thema’s aan te snijden en anderzijds met bepaalde situaties om te gaan.

Er is niet veel te doen tegen deze verschillen in referentiekaders, immers we groeien allemaal anders op en we hebben allemaal andere achtergronden. Maar als je open staat voor het gegeven dat er verschillen zijn (en dat vinden veel mensen echt moeilijk), kun je ook gemakkelijker controleren of iemand je goed begrepen heeft. Als je erkent dat er verschillen zijn tussen mensen, dan kun je je ook beter inleven in de ander.

Tips om effectief te communiceren

  • schiet niet meteen in de verdediging als je een e-mail ontvangt die je niet begrijpt. Realiseer je dat je de context van het geschreven bericht misschien niet helemaal begrijpt. Onze tip: stel een vraag aan degene die de e-mail gestuurd heeft. Wat bedoelde diegene precies? Vraag om duidelijkheid.
  • als je ziet dat iemands verbale – en non-verbale communicatie niet overeenstemmen, dan kun je daar iets mee doen. Onze tip: stel een vraag wat de ander precies bedoeld.
  • als je merkt dat de ander je niet goed begrijpt (kijkt vragend of haakt af): stel een vraag of de ander je begrepen heeft.
  • als je niet goed weet wat het referentiekader is van de ander en je niet weet of je iets kunt of mag zeggen: stel een vraag of je een bepaald thema kan aansnijden. Je toont daarmee respect.

Goh, het klinkt misschien heel kinderachtig, maar voor ons is de sleutel in communicatie met name: STEL EEN VRAAG! Sta in verbinding met een ander en stel eens een vraag in plaats van alleen maar te zenden en informatie te geven. HOE kun je optimaal aansluiten bij de ander? WAT heeft de ander van jou nodig om een onderwerp goed te begrijpen? WANNEER staat de ander open voor jouw feedback?

Stel een vraag, stel een vraag, stel een vraag……

Hulp nodig bij communicatie? Leg contact via hallo@hera.nl.